Hľadá sa dobrovoľník na administratívne oddelenie do Oxfordu

Stáž bude trvať šesť mesiacov a ide o dobrovoľnícku pozíciu. (Sme schopní preplatiť miestne cestovné výdavky v rámci Oxfordshire a výdavky na obed za každý odpracovaný deň). Na túto stáž je nutnou podmienkou znalosť anglického jazyka, znalosť španielčiny a francúzštiny výhodou. Prihlášky sa dajú posielať do 3. januára 2016. Pohovory sa budú konať 11. januára 2016.

Základné informácie o Oxfam International Secretariat

Náš sekretariát má sídlo v Oxforde, ďalšie pobočky sa nachádzajú vo Washingtone, New Yorku, Bruseli, Ženeve a v Afrike.

Náplň práce

Táto ponuka predstavuje vynikajúcu príležitosť pre motivovaného dobrovoľníka, ktorý by sa chcel pripojiť k tímu OI sekretariátu HR, v našej kancelárii na Oxfam House, v Oxforde.

Budete hrať zásadnú úlohu v našom tíme, budete poskytovať komplexnú a efektívnu administratívnu podporu HR. Táto pozícia ponúka možnosť získať skúsenosti s prácou v odvetví neziskoviek počas vzrušujúceho obdobia organizačných zmien.

Účelom stáže je zaisťovanie administratívy a systémov, ktoré podporujú HR tím, s cieľom zabezpečiť kvalitu a dostatok informácií HR. Predpokladá sa aj úzka spolupráca s administrátorom HR.

Hlavné ciele

• Poskytovanie administratívnej pomoci a podpora dynamiky HR tímu.
• Pomoc pri poskytovaní podpory elektronického evidenčného systému.

Kľúčové projekty

1. Podpora pri zlepšovaní a rozširovaní registra poskytujúceho informácie priamo:

a/ Pomáhanie pri organizovaní ľahko prístupnej evidencie elektronického systému;

b/ Pomoc pri skenovaní a podávaní všetkých bežných záznamov zamestnancov – harmonizácia papiera a elektronických dokumentov.

2.  Asistencia pri aktualizácií popisov pracovných šablón;

a/ Pomoc pri overovaní všetkých pracovných opisov, ktoré sú uložené v centrálnej zložke H Drive;

b/ Pomoc pri presune starých šablón s opisom práce na nové.

Hlavné úlohy

• Pomáhanie pri aktualizácii organizačných schém;
• Pomáhanie pri konsolidovaní životopisov do samostatných súborov zamestnancov;
• Pomoc pri údržbe schránky s doručenou poštou – odpovede na otázky, súbory s otáznymi žiadosťami a reaktivovanie účtov pri náboroch;
• Podpora správcu HR pri preskúmavaní a aktualizovaní HR stránky na sumus (intranet);
• Pomoc pri vytváraní zoznamu všetkých dokumentov na sumus – nutné zahrnúť dáta a verzie.

Kľúčové vzťahy pri stáži

• HR Administrátor
• HR Koordinátor
• HR Poradca
• OI Pracovný podporný tím

Hlavné kompetencie

Administratíva

• Vynikajúce organizačné schopnosti;
• Schopnosť prevziať iniciatívu a byť aktívny, vrátane organizácie práce a priorít;
• Schopnosť efektívne pracovať ako súčasť tímu;
• Manažérske zručnosti;
• Schopnosť venovať pozornosť detailom;
• Schopnosť pracovať v dohodnutých termínoch;
• Počítačová gramotnosť: vyžaduje sa zbehlosť v používaní softwaru pre spracovanie textu (MS Word), rozšírené o MS Excel, databázový softvér, e-mail a internet;
• Žiadaná skúsenosť z práce s dynamickým HR tímom.

Komunikácia

• Schopnosť byť v kontakte s celým radom ľudí;
• Dobré písomné a ústne komunikačné zručnosti;
• Ovládanie anglického jazyka plynule slovom aj písmom.

Viac sa o tejto ponuke dozviete TU.

Pre spravodajský portál EuropskeNoviny.sk spracovali Miroslav Hajnoš a Michaela Barnová.