EuropskeNoviny.sk
Hľadáme pragmatického tímového hráča, ktorý vie pružne reagovať, má proaktívny prístup,zmysel pre riešenie kultúrne citlivých záležitostí, znalosti so spracovaním textu, prezentácií a tabuľkového procesora (v ideálnom prípade MS), ktorý disponuje osvedčenými skúsenosťami s prácou ako inputing alebo organizáciou informácií. Ak máte organizačné schopnosti, vaším vysnívaným miestom je Oxford a ovládate dokonalú angličtinu, pošlite prihlášku do 25. januára 2016, do 17:00 hodiny. Ide o post asistenta výkonného riaditeľa, pozícia je časovo limitovaná, trvať bude 9 – 12 mesiacov.
Náplň práce
Asistent bude plne podporovať výkonného riaditeľa, manažovať mu čas a záväzky, sledovať všetky prebiehajúce práce. Výkonný riaditeľ pracuje v medzinárodnom prostredí a na veľmi vysokej úrovni, rovnako má mnoho interných záväzkov v rámci Oxfam konfederácie. Denne musí byť jeho činnosť riadená tak, aby boli výsledky práce, čo najlepšie. V prípade potreby budete zodpovedať za management, ukončovacie práce výkonného koordinátora a vedenie poradenstva.
Čo vyžadujeme?
- Vysokú úroveň zručností v administratívnej oblasti a kľúčové zručnosti PA/EA;
- Schopnosť prispôsobiť štýl komunikácie, využívať ju na vysokej úrovni, prispôsobiť ju seniorom, a to v rámci Oxfamu, ale aj externe;
- Schopnosť vykonávať činnosti s maximálnym taktom;
- Schopnosť efektívne prezentovať informácie a riešenia;
- Ovládanie plynulej angličtiny (slovom aj písmom), žiadúca aj znalosť francúzštiny a španielčiny.
Konkrétne úlohy asistenta:
- Plná starostlivosť o diár výkonného riaditeľa, čo zahŕňa reakcie na vnútorné a vonkajšie podávanie žiadostí a tiež aktívne plánovanie schôdzok. Keďže riaditeľ pracuje na medzinárodnej úrovni, je nutná znalosť protokolov na úrovni vlád a medzinárodných inštitúcií. Taktiež je potrebný rozumný úsudok a znalosť politického prostredia pri konečnom rozhodovaní.
- Kompletná správa e-mailov výkonného riaditeľa, zodpovednosť za včasné predloženie dôležitých položiek. To si vyžaduje vytvorenie systému a schopnosť prijímať účinné rozhodnutia o stanovenie priorít.
- Prijímanie všetkých pozvánok a organizovanie týždenných stretnutí s OI ED Support Team, s cieľom vytvoriť sľubnú strategickú agendu pri práci so Senior Governance Advisor tak, aby zabezpečili rovnováhu medzi vonkajšími a vnútornými záväzkami.
- Nadviazanie vzťahu s výkonným riaditeľom, v ktorom bude vzájomná dôvera, rešpekt, a to s cieľom uľahčiť komunikáciu a maximalizovať efektivitu.
- Manipulácia so všeobecnou i špecifickou korešpondenciou v listinnej/elektronickej podobe.
- Vypracovanie textov pre výkonného riaditeľa, s využitím vysokej úrovne komunikácie.
- Zlepšenie efektivity a účinnosti úradu, a to vytváraním šablón, noriem a podporou najlepších postupov pri práci.
- Dokončovanie prác s konferenčnými balíčkami, ktoré vyhotoví výkonný koordinátor a poskytovanie poradenstva výkonnému koordinátorovi, ktorého práca spadá pod výkonného riaditeľa.
- Dohľad nad rozpočtom úradu.
- Dohľad nad prácou výkonného koordinátora, poskytovanie poradenstva.
- Dohľad nad prerozdelením schôdzok, času výkonného riaditeľa v prípade, že cestuje a na na harmonogram dohliada hostiteľská organizácia. Nutné taktiež prispôsobiť volania podľa miestneho časového pásma.
- V prípade potreby poskytovanie osobnej podpory výkonnému riaditeľovi.
- Zabezpečiť kontakt s predstaviteľmi pôsobiacimi na vysokej úrovni, vrátane veľvyslanectiev, vládnych úradníkov… .
- Management žiadostí na dovolenku.
- Vykonávanie dokumentácie a správa webovej stránky.
- Udržiavanie súborov, vrátane zoznamov, osobných e-mailov a adries v bezpečí a tajnosti.
Hlavné pracovné vzťahy je potrebné udržiavať s výkonným tímom úradu, personálom OI sekretariátu, partnerským riaditeľstvom a externými organizáciami.
Informácie o prihláškach
Žiadosti, ktoré nebudú obsahovať sprievodný list, resumé/CV, nebudú brané do úvahy. Prosíme, aby ste ich poslali v jednom dokumente.
Žiadosti môžete posielať do 25. januára 2016, do 17:00 hodiny.
Viac sa o tejto ponuke dozviete TU.
Pre spravodajský portál EuropskeNoviny.sk spracovali Miroslav Hajnoš a Michaela Barnová.
